Каждый владелец собственного предприятия стремится к тому, чтобы работа компании была отлажена до мелочей и не требовала постоянного пристального надзора со стороны хозяина. На начальном этапе организации бизнеса непосредственное участие собственника во всех процессах необходимо. Но по мере расширения бизнеса ручное управление теряет свою эффективность. Чтобы в компании каждый сотрудник четко знал свои обязанности, не дожидаясь указки начальства, понадобится систематизация бизнеса по шагам.
Особенности систематизации бизнеса
Систематизация деятельности предприятия представляет собой инструмент для перехода отношений между владельцем и сотрудниками на новый, более комфортный уровень общения. Когда у руководителя собрана команда профессионалов, а ему приходится их постоянно контролировать и ежедневно решать текущие вопросы не идет на пользу компании. Систематизация бизнес процессов заключается в автоматизации и синхронизации всех подразделений компании. Цель систематизации заключается в следующем:
- создание эффективной структуры принятия и реализации решений;
- повышение индивидуальной производительности каждого сотрудника, которая складывается в производительность всей компании в целом;
- получение преимуществ в конкурентной борьбе;
- освобождает время для личной свободы владельца компании.
Шаги систематизации
Систематизация должна охватывать все сферы бизнеса и проводиться комплексно. Улучшение работы в отдельном подразделении не придаст компании рывка. В комплекс систематизации бизнес процессов компании входят 12 шагов или иначе блоков:
- В блоке о корпоративной культуре и смыслах речь идет о миссии компании, которая определяет нематериальную мотивацию существования бизнеса, смысл существования компании помимо добычи денег.
- Видение, цели и стратегия выражают мысли собственника. Видение говорит о том, какой он представляет компанию в будущем, цели – преобразование виденья в цифровой формат, а стратегия способ воплощения виденья в реальность.
- Стратегия подразделений от маркетинга до бухгалтерии и далее требует от их руководителя ответа на вопрос, как отделу достичь поставленной цели. Что и с каким результатом должен сделать каждый сотрудник подразделения.
- Оцифровка результатов деятельности – это голые статистические данные. Например, объем выпускаемой продукции и расход сырья на единицу товара.
- Финансовый блок ведет учет и оптимизацию расходов, анализирует причины убытков и занимается юридическим оформлением бизнеса.
- Кадры решают все, поэтому важна оценка ценности каждого кандидата и уровень его адаптации.
- Сначала определяется стратегия, а затем устанавливается структура организации под её реализацию.
- Нужно четко понимать, что зарплата должна стимулировать работника на достижение конечного результата его работы и видеть насколько система денежных поощрений приближает компанию к намеченной собственником цели.
- Важно проанализировать систему продаж вместе с клиентской базой, понять на каких условиях продается товар, как прогнозируются продажи и как они контролируются.
- За все мероприятия, связанные с продажами, включая маркетинг, должен отвечать один человек. Маркетинговая стратегия синхронизируется со всеми каналами продаж от сетей до розницы.
- Блок координации и взаимодействия посвящен сотрудничеству подразделений и их сотрудников между собой, а также делегирования им полномочия. Обращение к руководству по рабочим моментам надо снизить до 5 в день.
- Бизнес-процессы основа ведения бизнеса, но часто используются процессы, которые были когда-то актуальны, а сейчас стали архаичными.
